愛知県名古屋市緑区｜税理士・会計事務所

多くの企業の悩みのひとつに『残業』があるのではないでしょうか？
まだ解決途上であるのに解決策についてお話するのは
かなり心苦しいところがあるのですが、
皆さまのご意見もお聞かせいただければと思います。
先回は、トップが原因の場合をあげました。
今回は、組織構造・企業文化が原因の場合について見ていきましょう。
①特定の個人に仕事が集中している
仕事は、仕事ができる人に集中してしまうものですね。
しかし、特定の個人にしかできない仕事があるというのは、
特定の人が継続的に残業しなければならないということ以外に、
その人が抜けた場合、継続できなくなるというリスクもあります。
その仕事内容やスキルを他の人に継承することで、
将来的な残業削減になります。
役職やポジションが、能力を向上させることもありますから、
その仕事をこなす能力がある従業員が他にいないと思われる場合でも、他の従業員に任せることで、
残業削減だけでなく、
従業員のやる気・能力向上という相乗効果が期待できます。
もちろん、しっかりとしたバックアップを忘れないようにしましょう。
②仕事を追求しすぎる
製品チェックやHP作成など
どこまでやれば完成か、見極めにくい仕事をしていると、
どんどん完成度の高いものをつくりたくなることが往々にしてあります。
すると、残業になってしまうことがあります。
これは特に、経験の少ない仕事を行う際に起こりがちです。
止め時がわからないという状態ですね。
モノの完成度というのは、時間に比例せず、
ある一定の完成度合を超えると、逓減します。
経験の少ない仕事をさせる場合には、
経験者が仕事の完成具合や止め時を見極める必要があります。
③顧客都合に合わせすぎている
製造と営業が分離されている企業は特に、
営業が顧客の要求を聞き過ぎるところに問題がある場合もあります。
顧客満足度は重要ですが
「お客様は神様です」といった態度で、社内を省みないのは、
結局お客様にもご迷惑を掛ることになります。
製造と営業の人で、互いのスケジュールの進捗・停滞度合、
一般的にかかる製造時間を把握しておくなど、
仕事は分離しても、社内が分割しない仕組みを整えましょう。
④残業時間の方が集中できる
営業時間中は接客や電話、部下からの質問などで
どうしても仕事時間が途切れてしまうものです。
仕事が途切れてしまえば、再開するのにも時間がとられ、
通常以上の時間がかかってしまいます。
ですから、常にとはいかずとも、
営業時間中でも仕事に集中できる仕組みをつくりましょう。
例えば、 集中作業日を設定し、
その日は、電話には基本的に出ない、個室で自分の仕事をすすめるなどして
仕事に集中できる環境を整えたり、
部下からの質問は、基本的に上司の仕事にキリがつくまで受け付けない
ということができると思います。
⑤まわりが残業しているから、帰りにくい(付き合い残業)
これは、日本独特とも言える残業理由ではないでしょうか。
まず、トップが朝礼などで付き合い残業が全く不要である旨を
伝えましょう。
そして、付き合い残業と思われる従業員に、
仕事の段取り・予定を確認し、指導していきましょう。
また、個人ができることとしては、
たとえばデスクに「No残業運動実施中！」と紙を張っておく、
「火曜日は定時で帰ります」などと周囲に話をしておくなど、
前もって周囲に「○○さんは残業をしないんだ」と
印象付けることが有効です。
一週間の予定をしっかり立てて、
上司に報告・了解を得ておけば、
周りより早く帰宅しても、一種の罪悪感を感じずに済むでしょう。
⑥暇な部署と思われないように (自己目的化)
これは、ヒト不足ぎみの中小企業では珍しい理由かもしれません。
不要な残業をしてしまう理由は従業員ごとに異なり、
また、複合的です。
その理由を分析し、焦らずひとつひとつ解決していきましょう。